Contenido para un mensaje de conmutador

Qué y Cómo decir lo que queremos que el cliente escuche en nuestro conmutador.

Con frecuencia los clientes nos preguntan: ¿Cuál es la mejor forma de redactar un mensaje para un conmutador? Después de analizar distintas asesorías que en AudioExpertos hemos dado a nuestros clientes, nos tomamos el tiempo para sintetizar en este post cómo decir de la mejor forma y qué decir, para que el cliente tenga una buena experiencia en el teléfono.

1. Menú de Bienvenida.

Este no debe pasar los 30 o 45 segundos (dependiendo la cantidad de

extensiones con las que cuente el negocio). Es de suma importancia mencionar al iniciar y de forma clara el nombre de la empresa y el slogan. Inmediatamente después desplegar la lista de extensiones. Hay que poner especial atención a la cantidad de opciones que estamos dando por teléfono para no hacer un mensaje demasiado largo.

Si la empresa cuenta con demasiadas extensiones, lo ideal es agruparlas por departamentos o mencionar las más importantes y la opción (por lo general CERO) para hablar con un operador.

Ejemplo: «Gracias por llamar a AudioExpertos, Soluciones Perfectas en Audio. Si deseas llamar a Dirección, presiona 1, Producción presiona 2, atención a locutores presiona 3, administración presiona 4, o espera en la línea para ser atendido por un ejecutivo. Gracias»

2. Mensaje de Espera (Audio On Hold)

Posiblemente el más complicado de resumir. Con frecuencia los clientes quieren que se mencione la historia, servicios y/o promociones de la empresa, logrando así un mensaje demasiado largo para el cliente. No existe un tiempo oficial para este tipo de mensajes. AudioExpertos recomienda que no pase del minuto o minuto y medio como máximo.

Ahora ¿Qué debe contener?

Lo ideal es (si el cliente considera importante) iniciar con una breve línea en donde se mencione la historia de la empresa (año de creación) seguida de los servicios principales que se ofrecen y algún mensaje cordial para el cliente (es importante que se sienta atendido en todo momento). Un buen consejo es alternar la información con alguna línea de atención al cliente.

Ejemplo: «AudioExpertos nace en 2007 como una solución a la problemática de la producción de audio en México. Desde entonces nos preocupamos por el buen y rápido servicio al cliente. No cuelgue, en un momento le atenderemos. Contamos con más de 11 servicios…»

Es importante cerrar el mensaje con alguna frase que invite al cliente a permanecer en la línea. Y lo más importante aún, manejar el tipo de lenguaje, velocidad y ritmo de acuerdo con la imagen de la empresa.

Promociones al teléfono

Si se busca mencionar las promociones en este mensaje de espera, lo recomendado es no bombardear al cliente con varios a la vez. Si no alternarlos a lo largo del mensaje. Esto ayudará a que el cliente no se sienta obligado a escucharlas.

Si estás interesado en producir un audio para tu conmutador, si buscas un locutor o locutora o quieres incluir música de espera o audio para IVR, acércate a nosotros. Podemos asesorarte y producir un audio adecuado a las necesidades de tu empresa.

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